Obecnie często powtarzający się skrót RODO oznacza Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. Dlaczego jest to teraz tak popularne? Wszystko za sprawą nowych przepisów, jakie mają zacząć obowiązywać od 25 maja 2018 roku.

W naszym kraju do tej pory obowiązek kontroli stosowania przepisów w tym zakresie miał Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Po wejściu w życie zmian funkcję tę przejmie organ nadzorczy o nazwie Urząd Ochrony Danych.

Obecne zamieszanie wokół zmian wynika głównie z bardzo wysokich kary za nieprzestrzeganie RODO. A jak się okazuje - naruszenia są bardzo częste i nagminne.

Jak dobrze przygotować się do zmian?

Po stronie pracodawcy – administratora danych osobowych leży stworzenie tzw. Polityki Bezpieczeństwa – dokumentu ułatwiającego zrozumieć pracownikom m.in. jakie zbiory danych osobowych i gdzie są gromadzone oraz jakie procesy zachodzą w ich obrębie.

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 250 pracowników koniecznie powinni przygotować rejestr czynności przetwarzania, gdzie zamieszczane będą informacje takie jak: imię, nazwisko i dane kontaktowe administratora, jak również przedstawiciela administratora oraz inspektora ochrony danych, a ponadto cele przetwarzania, kategorie osób, których dane dotyczą.

Istotna będzie także budowa instrukcji zarządzania systemami informatycznymi. W niej należy opisać wszelkie procesy związane z systemem informatycznym, komputerami, a nawet nośnikami danych osobowych.

Potrzebna będzie także ocena skutków dla ochrony danych, jeżeli rodzaj przetwarzania danych w zakładzie, wiąże się z ryzykiem naruszenia praw.

Warto również zadbać o te kwestie, które są najczęściej zaniedbywane, czyli np. brak regularnej zmiany haseł w komputerach oraz blokady komputera po odejściu od niego, nie odkładanie dokumentów do odpowiednio przystosowane do nich szaf, dostęp tylko upoważnionych pracowników np. do dokumentacji kadrowej.